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网友提问：
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4 Z- s# W* k6 ?$ Y2 l现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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5 x7 m# D, n t* H7 t, [0 J; ~" ]老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 # z& T# ^3 }- `! t; O
. Q1 [& y* x+ g4 l6 u4 K! Q: M●使会议开得卓有成效 ( S4 B5 {+ B9 ^
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
' I/ K0 Q" N3 r4 ]" Q 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2 p+ u. }: ]) K 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 0 k( `" \# S' X) e
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 : x& y6 Q V0 a6 x" u
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 9 p, B3 g# G' H \/ V
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
) \' h- N7 U( i9 o( J; c 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
/ H1 [" g, V. y( P4 i 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 6 E) H4 Q. K! ~- L$ ^
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 + k4 R+ ~! |1 |& P
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 . p Z0 E5 U. K
10.信息要加以选择，避免过多。
* l7 G% X0 Z$ R! O 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
6 {+ s: i3 ~$ o/ Z; ~ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 5 {+ z% W( o4 P+ e% m% [
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
6 t: h. x* {: ?* c( E; r8 u 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
& `9 S$ f* Z* f# L 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
/ O3 i1 g& @4 e2 H# a 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 9 }1 }$ R* k- d
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 6 `1 G" s+ j3 z) Z9 p, I3 @
18.会前先拉几个盟友。
1 {. `( e2 b. \& |- e1 r% C5 W" j1 | 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ' k% P _; @: L+ O- i6 T$ c, F5 Z
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
0 H ^% H% V( k1 b ●会议准备 + s* f# P* W i# R9 ]3 X
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
, d7 R! I! a' \- G* \* m; Y& L0 y1 O 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 4 f/ H, `# K; P* B$ n8 k4 L; D
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
# v! D. O' P: b 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
4 I' J- ?/ c# z" j0 Y6 X1 R4 a# D 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
) Z. |% l2 Z$ T" [2 O2 e+ m, B6 P 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
& ?8 z9 v2 K9 i( e" e. G( u. F0 _ 26.任何议程变动都必须通知主持人。 3 `6 D/ g6 J4 ^4 N. S z, m) L7 M
27.议程要尽可能短小简单。
k3 C5 s/ j E9 q+ k! L 28.尽量将议程限制于一页纸上。
, R) c+ k% O8 T$ B4 B7 N 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 5 j: n. J% y# n
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 4 B: W* c( F" H, I
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
2 Q( e. U! {$ {0 {" K 32.必须将电话转移出会场。
5 n* @7 }% z9 n6 \ 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
7 W' `: W! Y) h7 D 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
! ^) s9 ^' [* s e/ N+ ~ 35.要找个确保没有干扰的会场。 / A- ]: n" `9 P& C A$ [
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
" [# i# U% O) d- N; T8 s% q3 F2 l 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
, t7 L# `+ n- x. ~; X 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 9 \: K- B2 n5 B9 j( @
39.座位之间应有一臂长的间隔。
0 E/ q) h ~7 J7 S 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
5 u4 U& I; Y$ y4 a+ v 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ! E1 O$ m/ i- Z$ f; m/ [1 H
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ' M$ F, F! E0 o; M( o7 T9 i- j1 p3 U
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 $ T& e+ L0 C! `7 g+ R& }( [- m
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
* `4 Z% Q* t! e# ^0 W 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
) m6 F8 e" J% x) }* H 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
: r0 f2 A* V& Q& b P9 t0 i" H" x ●出席会议
3 g6 }: s U# D 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
+ U( G: p; P8 N: `% |- G- ~. t3 k 47.会前拟出自己的发言稿。
2 B1 u' n9 n2 E 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 9 V; A7 ?9 N `. o, q0 m8 Z6 @
49.要保持积极的脸部表情和音调。 : S* k0 @. _8 ^" y' @
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
9 I9 U+ L7 L- E# C% O: w 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
7 j! I! B: J8 S! A! _ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
2 }1 A+ W7 l; ?( r0 p 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
w; ~9 w: k* ^8 u1 q( p 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
1 N3 L E+ s# S' n8 x1 M( _6 C 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 9 c0 d1 m- r6 x# z
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
0 r3 G E U4 {* ]- Q9 h; p 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 ! y/ s& _6 L, C7 X
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
' y% @$ T4 @ R- D% s# { 60.必须按照议程顺序作会议记录。
3 I% A& i+ {* q% F q: o 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
/ X `, C$ h1 w8 V 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
2 ]$ [9 [. [' {% ?# b$ m; A 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
9 _ y2 w8 Y& p. ` ●主持会议 4 B H+ D5 p8 k; M8 Z5 ^, E
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 3 a/ ?% b$ x- x
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
( `7 G3 P# B! B; z' _/ Z3 P 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 / L2 Q5 F* x2 s f$ T# S6 c+ M
66.尽量于会前认识新来者。 + T: y8 d' l5 |+ g9 e
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 & z$ J$ ^" F3 ^* J5 t& u* W: k
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 0 t- ]! _# t1 u
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ; a! t, M) u0 t' k$ H% a3 W- X
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
. h6 B2 z8 @1 y0 V0 V5 [! s 71.要制止支流辩论和私下交谈。
' w8 J: P) H: a _8 e8 K# N' i 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
- ` w' T! q6 |. i5 s 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
5 C) |$ o+ F" Z% M: j, F. D 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
% X! b: T) |6 u( {1 y 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
3 n# r# D, K) N2 B3 p 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
. P6 R+ s- j) Z+ H, k7 z0 ]- y ? 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
5 ], }# ~6 X4 |9 E% R 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
/ r% L) [$ L! O+ S+ Z: X, S 79.必须清楚每次会议的规则。
/ S- E2 v1 P' Z" q 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 + i% Y6 e$ ^- q# ]
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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