一段：发通知% j) h% q- E, Y' _
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议0 I0 @' X* N4 h0 ^4 X
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二段：抓落实
% t) {5 G' @$ J7 _8 Q发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到, v! V9 t' Y9 F3 ^6 b$ ?1 ?
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三段：重检查
+ W0 J" u) _$ \' S发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备2 _) e" D* P# a# r# I
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议- x/ m0 |+ C6 _1 V) k' }
$ e/ r0 F% _* i* g) p& C五段：细准备
% |( J& \9 O I6 \. P9 y- ^: _+ |2 G发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）" d3 C' D& ^& K) a6 ]
3 y0 l4 Y8 N) u( b( I) T* M3 b/ h六段：做记录- R& C% _! h* n
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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' s% j( R! _; e# ]5 v0 r七段：发记录
+ y8 b. K+ }7 Z会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员% H3 E4 ]& Z0 E
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八段：定责任6 A+ L& y, E, {* t* V. x
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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/ `& s0 g" p; _4 z九段：做流程, c* W3 \ c6 Z
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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